e-Doręczenia dla przedsiębiorców – nowa era w komunikacji z urzędami

Rozwój cyfryzacji w Polsce wprowadza nową jakość do komunikacji przedsiębiorców z urzędami. Usługa e-doręczeń to nowoczesne rozwiązanie, które zastępuje tradycyjną korespondencję papierową. Dzięki niej firmy mogą zaoszczędzić czas i środki, prowadząc korespondencję z administracją publiczną w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami prawa. W artykule przyjrzymy się, czym są e-doręczenia, kto ma obowiązek ich posiadania oraz jak założyć adres do e-doręczeń dla firmy.

Co to są e-Doręczenia i jak działają

e-Doręczenia to nowoczesna usługa umożliwiająca przesyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej w sposób prawnie równoważny z tradycyjnymi listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru. Usługa ta gwarantuje jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, zapewnia tajemnicę korespondencji oraz integralność przesyłanych danych. Przedsiębiorcy mogą korzystać z niej przez całą dobę, co znacznie ułatwia i przyspiesza procesy komunikacyjne z urzędami.

Usługa e-doręczeń działa na zasadzie rejestrowanego doręczenia elektronicznego, co oznacza, że nadawca ma pewność, że wiadomość dotarła do odbiorcy, a jej odbiór został odpowiednio zarejestrowany. Zastosowanie tej usługi zapewnia dostęp do prawnie akceptowanych dowodów wysyłki i odbioru korespondencji oraz informacji o dokładnym czasie nadania i otrzymania przesyłki. Adres do e-doręczeń firmy jest niezmienny, co sprawia, że nawet w przypadku zmiany fizycznego adresu siedziby, elektroniczny sposób komunikacji pozostaje bez zmian.

e-Doręczenia dają przedsiębiorcom wiele korzyści, w tym możliwość:

• Oszczędności czasu i kosztów związanych z tradycyjną korespondencją.
• Zmniejszenia ryzyka zagubienia lub opóźnienia przesyłek.
• Posiadania pewnych dowodów doręczenia, które mogą być kluczowe w przypadku sporów prawnych.

Kto musi posiadać skrzynkę do e-Doręczeń

Obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń dotyczy szerokiego grona podmiotów gospodarczych. Przede wszystkim muszą ją założyć przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) oraz w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym). Obowiązek obejmuje zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki osobowe oraz kapitałowe, w tym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne i spółki komandytowe.

Ponadto, adres do e-doręczeń jest obligatoryjny dla innych podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS, takich jak fundacje, stowarzyszenia oraz organizacje pozarządowe. Obowiązek korzystania z e-doręczeń dotyczy także przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, w tym adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy.

Od 1 stycznia 2025 roku do korzystania z usługi e-doręczeń zobowiązane będą również jednostki administracji publicznej, urzędy centralne oraz jednostki samorządu terytorialnego, co oznacza, że od tego momentu korespondencja z nimi będzie odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną. Dla podmiotów publicznych termin ten został przesunięty na 1 stycznia 2025 roku, a dla innych firm na późniejsze daty w zależności od daty rejestracji w CEIDG lub KRS.

Wdrożenie e-doręczeń to istotny krok w kierunku pełnej cyfryzacji administracji i komunikacji z przedsiębiorcami, co ma na celu uproszczenie procedur oraz przyspieszenie obiegu dokumentów w Polsce.

Jak założyć adres do e-Doręczeń dla firmy

Założenie adresu do e-doręczeń to krok, który każdy przedsiębiorca może podjąć online, korzystając z dedykowanej platformy Biznes.gov.pl. Proces jest prosty i dostępny dla firm zarejestrowanych w CEIDG oraz w KRS. Adres ten umożliwia firmie wysyłanie i odbieranie korespondencji w sposób elektroniczny, zgodny z wymaganiami prawa.

Aby założyć adres do e-doręczeń, przedsiębiorca musi złożyć wniosek o jego utworzenie. Wniosek ten można wypełnić i przesłać elektronicznie, logując się za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu. Należy podać podstawowe dane firmy, takie jak NIP, REGON, oraz dane administratora skrzynki, jeśli taki został wyznaczony.

Po złożeniu wniosku, urząd dokonuje weryfikacji formalnej i merytorycznej podanych informacji. Jeśli dane są poprawne, adres do e-doręczeń zostaje utworzony, a przedsiębiorca otrzymuje instrukcję aktywacji skrzynki. Aktywacja jest konieczna, aby adres mógł być wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), co umożliwi pełne korzystanie z usługi. Od momentu aktywacji, wszelka korespondencja urzędowa będzie trafiała na adres elektroniczny firmy.

Główne kroki w zakładaniu adresu do e-doręczeń:

• Zalogowanie się do e-usługi na Biznes.gov.pl za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.
• Wypełnienie wniosku o utworzenie adresu, zawierającego dane firmy i administratora skrzynki.
• Złożenie wniosku i podpisanie go elektronicznie (podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub e-dowodem).
• Weryfikacja wniosku przez urząd i utworzenie adresu oraz skrzynki do e-doręczeń.
• Aktywacja adresu, która umożliwia wpisanie go do BAE i rozpoczęcie korzystania z usługi.

Założenie adresu do e-doręczeń nie wiąże się z dodatkowymi opłatami, a cała procedura jest zautomatyzowana i może zostać przeprowadzona bez wychodzenia z biura.

Terminy obowiązkowego wdrożenia e-Doręczeń dla przedsiębiorców

Terminy obowiązkowego wdrożenia e-doręczeń różnią się w zależności od rodzaju podmiotu i daty jego rejestracji. Ustawa o doręczeniach elektronicznych określa konkretne daty, od których posiadanie adresu do e-doręczeń staje się obligatoryjne. Przedsiębiorcy powinni dokładnie śledzić te terminy, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych.

1. Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku muszą założyć adres do e-doręczeń do 1 października 2026 roku. Wnioski o adres będzie można składać już od 1 stycznia 2025 roku, co pozwala na wcześniejsze przygotowanie się do nadchodzących zmian.
2. Firmy rejestrujące działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 roku będą zobowiązane założyć adres do e-doręczeń już w momencie rejestracji swojej działalności gospodarczej.
3. Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025 roku muszą posiadać adres do e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku. Oznacza to, że wszelkie spółki i inne podmioty wpisane do rejestru muszą przygotować się na tę zmianę znacznie szybciej.
4. Podmioty publiczne i administracja publiczna, w tym urzędy, ZUS, KRUS oraz jednostki samorządu terytorialnego, będą zobowiązane do korzystania z e-doręczeń od 1 stycznia 2025 roku. Wprowadzenie tego obowiązku ma na celu usprawnienie komunikacji między urzędami a przedsiębiorcami.

Mimo że terminy wdrożenia mogą wydawać się odległe, warto z wyprzedzeniem zaplanować przejście na usługi e-doręczenia. Daje to czas na przygotowanie systemów, przeszkolenie pracowników i uniknięcie ewentualnych komplikacji, które mogą pojawić się w momencie, gdy korzystanie z e-doręczeń stanie się obowiązkowe. Przygotowanie wcześniej pozwala też na pełniejsze wykorzystanie możliwości tej nowoczesnej formy komunikacji.

[ Treść sponsorowana ]
Uwaga: Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie zastąpią porady prawnej czy finansowej.