Przeprowadzka z Polski do Holandii – dokumenty, cła i obowiązki prawne krok po kroku

Przeprowadzka za granicę to zawsze logistyczne i administracyjne wyzwanie – szczególnie gdy w grę wchodzi zmiana kraju zamieszkania na stałe. Dla wielu Polaków Holandia staje się miejscem pracy, nauki lub rozpoczęcia nowego rozdziału życia. Jednak zanim zamieszkasz w Amsterdamie, Rotterdamie czy Hadze, musisz przejść przez szereg formalności. Niezależnie od tego, czy planujesz wyjechać samodzielnie, z rodziną czy jako pracownik delegowany – obowiązują konkretne przepisy, procedury i terminy.

Wymagane dokumenty do legalnego pobytu i pracy w Holandii

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Unii Europejskiej, obywatele Polski – jako członkowie UE – nie potrzebują wizy ani pozwolenia na pobyt w Holandii, jeśli ich pobyt nie przekracza 90 dni. Jednak w przypadku przeprowadzki na stałe lub planowanej pracy, należy przygotować i zabrać ze sobą odpowiedni zestaw dokumentów. Ich brak może skutkować opóźnieniami w rejestracji, brakiem dostępu do świadczeń zdrowotnych, problemami z zatrudnieniem lub wynajmem mieszkania.

Do najważniejszych dokumentów należą:

• Ważny paszport lub dowód osobisty – podstawowy dokument tożsamości wymagany w każdym urzędzie.

• Akt urodzenia i – w przypadku rodzin – akty małżeństwa i urodzenia dzieci – przydatne przy meldunku i składaniu wniosków socjalnych.

• Zaświadczenie o zatrudnieniu lub umowie o pracę – szczególnie istotne przy rejestracji w holenderskim systemie podatkowym i zdrowotnym.

• Numer BSN (Burgerservicenummer) – nadawany po zarejestrowaniu się w gminie. To odpowiednik polskiego numeru PESEL i niezbędny do niemal każdej czynności administracyjnej w Holandii.

• Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) – jeśli planujesz korzystać tymczasowo z polskiego ubezpieczenia.

• Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe i dyplomy – mogą być wymagane przez pracodawcę lub urząd pracy.

• Dokumenty potwierdzające miejsce zamieszkania w Holandii – np. umowa najmu, potwierdzenie zakwaterowania od pracodawcy.

Warto wszystkie dokumenty przetłumaczyć przysięgle na język niderlandzki lub angielski – wiele instytucji w Holandii tego wymaga, zwłaszcza jeśli dokument pochodzi spoza UE lub dotyczy spraw rodzinnych.

Zgłoszenie wyjazdu z Polski i rejestracja w Holandii

Wyjazd na stałe z Polski do innego kraju członkowskiego wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia takiego faktu odpowiednim urzędom. Choć w praktyce wiele osób pomija ten etap, formalne wymeldowanie z Polski ma swoje konsekwencje – głównie podatkowe i ubezpieczeniowe. Po przyjeździe do Holandii, niezbędna jest rejestracja w holenderskim urzędzie gminy (gemeente), a w dalszej kolejności – rejestracja w różnych systemach publicznych.

Poniżej znajdują się kluczowe kroki:

• Zgłoszenie wyjazdu z Polski do urzędu gminy ostatniego miejsca zameldowania (formularz wymeldowania z adnotacją „emigracja”).

• Rejestracja pobytu w Holandii w ciągu 5 dni roboczych od przyjazdu, jeśli zamierzasz przebywać dłużej niż 4 miesiące.

• Uzyskanie numeru BSN (Burgerservicenummer) – nadawany jednorazowo, służy m.in. do rozliczeń podatkowych, korzystania z opieki zdrowotnej, zakładania konta bankowego.

• Rejestracja adresu zamieszkania – konieczna do otrzymywania urzędowej korespondencji, świadczeń oraz zapisania dzieci do szkoły.

• Zgłoszenie się do urzędu skarbowego Belastingdienst, jeśli planujesz pracować lub prowadzić działalność gospodarczą.

• Powiadomienie ZUS w Polsce, jeśli przenosisz się na stałe – pozwoli to uniknąć konfliktu ubezpieczeniowego i podwójnego opodatkowania.

Zarówno w Polsce, jak i w Holandii, obowiązują konkretne terminy zgłoszeń, dlatego kluczowe jest, by nie odkładać formalności. Niedopełnienie obowiązku meldunkowego w Holandii może skutkować grzywną administracyjną lub odmową nadania numeru BSN.

Przewóz mienia i regulacje celne przy przeprowadzce do Holandii

Przeprowadzka z jednego kraju UE do drugiego – jak ma to miejsce w przypadku wyjazdu z Polski do Holandii – z pozoru nie wiąże się z typową odprawą celną, jaką znamy z podróży poza granice Unii. Jednak w rzeczywistości transport mienia osobistego, zwłaszcza w większej skali, podlega ściśle określonym przepisom i może wymagać dodatkowej dokumentacji, szczególnie przy przewożeniu wartościowych dóbr, pojazdów czy zwierząt domowych.

Aby uniknąć problemów przy relokacji do Holandii, warto mieć na uwadze następujące kwestie:

• Nie ma obowiązku opłacania ceł przy przewozie mienia osobistego między Polską a Holandią, jednak transport musi być przeznaczony wyłącznie do użytku prywatnego – handel czy odsprzedaż przewożonych towarów może zostać zakwalifikowana jako działalność gospodarcza.

• Dokumentacja przewozowa – choć formalnie nie obowiązkowa, zaleca się posiadanie szczegółowej listy przewożonych rzeczy (tzw. inventory list), najlepiej w języku angielskim lub niderlandzkim, zawierającej: opis przedmiotu, szacunkową wartość, ilość, numer seryjny (w przypadku elektroniki) oraz potwierdzenie własności (np. faktura).

• Sprzęt RTV/AGD, meble, elektronika użytkowa – dozwolone bez ograniczeń ilościowych, o ile wykazują ślady użytkowania i nie są nowe w oryginalnych opakowaniach.

• Alkohol i papierosy – obowiązują limity ilościowe nawet wewnątrz UE. Przewóz nadmiaru może skutkować konfiskatą lub karą. Dla alkoholu np.: 10 litrów wysokoprocentowego, 20 litrów wina wzmacnianego, 110 litrów piwa – to limity orientacyjne, nie obowiązujące automatycznie. Liczy się uzasadnienie, że są to ilości na własny użytek.

• Pojazdy mechaniczne – samochód czy motocykl należy zgłosić do holenderskiego urzędu RDW w celu rejestracji i ewentualnej odprawy podatkowej BPM. W niektórych przypadkach możliwe jest uzyskanie zwolnienia z tego podatku, o ile pojazd był użytkowany za granicą minimum 6 miesięcy i zostanie uznany za część „mienia przesiedleńczego”.

• Zwierzęta domowe – przewóz psów i kotów jest dozwolony, ale wymaga aktualnego paszportu dla zwierzęcia, szczepienia przeciw wściekliźnie i mikroczipu zgodnego z normą ISO.

Przy korzystaniu z usług firm przeprowadzkowych należy upewnić się, że są one zaznajomione z unijnymi procedurami transportowymi i zapewniają odpowiednie ubezpieczenie przewożonego mienia. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na zasady związane z transportem odpadów (np. stare AGD), które w Holandii podlegają restrykcyjnym regulacjom środowiskowym.

Przepisy dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego i rejestracji pojazdów

Po osiedleniu się w Holandii obowiązują określone przepisy dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego i rejestracji pojazdów, których nieprzestrzeganie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. W odróżnieniu od Polski, gdzie ubezpieczenie zdrowotne jest powiązane z pracodawcą lub statusem studenta/emeryta, w Holandii każdy rezydent ma obowiązek wykupienia podstawowego pakietu ubezpieczeniowego od prywatnego ubezpieczyciela.

Najważniejsze informacje:

• Każda osoba zamieszkująca w Holandii przez ponad 4 miesiące w roku kalendarzowym musi wykupić obowiązkowe podstawowe ubezpieczenie zdrowotne (basisverzekering) w terminie 4 miesięcy od dnia zameldowania.

• Brak ubezpieczenia skutkuje grzywną administracyjną (ponad 400 euro) oraz obowiązkiem opłacenia zaległych składek z odsetkami.

• Ubezpieczenie można porównać i wykupić poprzez porównywarki (np. Independer.nl), a jego średni koszt wynosi ok. 120–150 euro miesięcznie.

• Osoby o niskich dochodach mogą ubiegać się o dodatek do ubezpieczenia zdrowotnego – zorgtoeslag, przyznawany przez urząd skarbowy.

• Jeżeli przyjeżdżasz z Polski z aktualnym ubezpieczeniem NFZ i nie planujesz natychmiastowej pracy w Holandii, możesz czasowo posługiwać się kartą EKUZ, ale nie zwalnia to z obowiązku zawarcia lokalnej polisy po przekroczeniu 4-miesięcznego okresu pobytu.

W zakresie pojazdów:

• Pojazd zarejestrowany w Polsce można tymczasowo użytkować w Holandii przez okres do 3 miesięcy, ale musi być ubezpieczony i posiadać ważny przegląd techniczny.

• Jeśli zamierzasz pozostać w kraju na stałe, należy dokonać rejestracji pojazdu w RDW, przejść badanie techniczne i uzyskać holenderskie tablice rejestracyjne.

• Obowiązuje także podatek od posiadania pojazdu – motorrijtuigenbelasting – jego wysokość zależy od typu pojazdu, wagi i regionu.

• Użytkowanie auta na polskich tablicach powyżej 3 miesięcy bez rejestracji traktowane jest jako naruszenie prawa i może skutkować konfiskatą pojazdu przez holenderską policję.

Wszystkie formalności związane z pojazdem można załatwić bezpośrednio w placówkach RDW lub online – jednak większość formularzy dostępna jest wyłącznie w języku niderlandzkim. Warto więc rozważyć wsparcie tłumacza lub doradcy podatkowego, zwłaszcza w przypadku bardziej złożonych sytuacji, takich jak leasing zagraniczny czy samochody firmowe.

Więcej na ten temat: przeprowadzki z Holandii do Polski.